Bedrijfsvoering
OpenAI laat zien hoe zijn eigen financiële team AI gebruikt om de boeken te sluiten
OpenAI deelt hoe zijn eigen financiële team met AI-tools sneller afsluit en vooruitkijkt, met lessen die ook voor kleinere bedrijven interessant zijn.
Op basis van OpenAI
Samengesteld met AI-assistentie uit de onderstaande bronnen, onder redactie van Frederiek Pascal. Hoe dit werkt
In het kort
- OpenAI wil naar een 'zero-day close', waarbij de financiële positie van het bedrijf altijd up-to-date en herleidbaar is.
- Volgens intern onderzoek van OpenAI gaat 40 procent van het specialistische AI-gebruik door financiële medewerkers over taken buiten de klassieke boekhouding.
- Medewerkers zonder programmeerervaring bouwden zelf AI-tools, zoals een dashboard dat reclamebudgetten per week opsplitst.
- OpenAI benadrukt dat mensen eindverantwoordelijk blijven: AI versnelt het werk, maar goedkeuring en controle blijven bij de financiële medewerker.
- Voor een Vlaamse kmo zonder eigen IT- of governanceteam vraagt zo'n aanpak eerst duidelijke afspraken over toegang en controle, niet meteen een nieuwe tool.
OpenAI heeft op zijn eigen blog beschreven hoe de financiële afdeling van het bedrijf AI heeft ingebouwd in het dagelijkse werk. Het gaat om een intern verhaal van OpenAI zelf, over de eigen tools, dus lees het als een showcase en niet als onafhankelijk onderzoek. Toch bevat het lessen die ook zonder een team van AI-specialisten bruikbaar zijn.
Het uitgangspunt van OpenAI is bekend voor elke boekhouder: cijfers halen uit verschillende systemen, afwijkingen uitzoeken, en dat allemaal omzetten in een presentatie voor wie een beslissing moet nemen. OpenAI wil dat proces vervangen door wat het zelf een ‘zero-day close’ noemt: een voortdurend bijgewerkt en herleidbaar overzicht van de financiële positie, in plaats van een maandelijkse afsluiting die achteraf reconstructie vergt. Daarop bouwt een systeem van continue voorspellingen, dat volgens OpenAI moet tonen wat er verandert en welke keuzes de uitkomst nog kunnen beïnvloeden.
Wat is er precies veranderd bij OpenAI?
Het bedrijf zegt dat medewerkers nu zelf werktools bouwen in plaats van enkel Excel en presentaties te gebruiken. Een medewerker zonder programmeerachtergrond maakte met de coding-tool Codex een dashboard dat het maandelijkse reclamebudget omzet in een weekplanning, rekening houdend met weekdagen en feestdagen. Ook ontstond een interne chatbot, IR-GPT, die investeerdersvragen beantwoordt op basis van goedgekeurd materiaal. Volgens OpenAI’s eigen onderzoek gaat 40 procent van het gespecialiseerde AI-gebruik binnen de financiële afdeling over taken die niet strikt tot boekhouding horen, en 22 procent over programmeerwerk. Dat is een cijfer van OpenAI over zijn eigen personeel, niet over de sector in het algemeen.
Betekent dit dat elke boekhouding er zo moet uitzien?
Niet noodzakelijk, en OpenAI zegt dat zelf ook niet met zoveel woorden. Het bedrijf benoemt vijf lessen die het uit de eigen ervaring trekt. Eerst: geef mensen brede toegang tot AI, maar organiseer ook gerichte experimenten rond bestaande knelpunten, zoals een interne hackathon waar medewerkers zelf tools bouwden voor hun eigen taken. Tweede les: herdenk het volledige traject naar een beslissing, niet enkel losse stappen. Derde les: financiële medewerkers worden zelf bouwers van hun tools, wat volgens OpenAI hun expertise verder laat reiken in plaats van ze te vervangen.
De vierde en vijfde les gaan over controle en meten. OpenAI stelt dat snelheid altijd gepaard moet gaan met duidelijke verantwoordelijkheid: mensen lezen elk AI-antwoord na, elke wijziging aan een goedgekeurde begroting vereist toestemming van financiën, en elk resultaat moet herleidbaar zijn naar een bron. Het bedrijf zegt ook dat het gebruik van AI gemeten moet worden per stuk nuttig werk, niet per aantal zetels of hoeveelheid rekenkracht: kostte het tijd om na te kijken, was het resultaat goed genoeg, en hielp het om sneller of beter te beslissen.
Wat ontbreekt in dit verhaal?
Het gaat om een blogpost van OpenAI over zijn eigen gebruik van zijn eigen producten, ChatGPT Work en Codex. Er staan geen onafhankelijke cijfers in over kosten, tijdswinst of foutenpercentages buiten OpenAI zelf. Er wordt ook niets gezegd over hoe dit werkt voor een bedrijf zonder eigen ontwikkelaars, zonder governanceteam, of met Europese regels rond gegevensverwerking. Dat maakt het stuk vooral interessant als richting, niet als handleiding die je meteen kan overnemen.
Wat kan een kmo hier concreet mee?
De kern van de vijf lessen, brede toegang gecombineerd met gerichte experimenten, duidelijke eigendom van beslissingen, en meten van wat werk echt oplevert, is ook toepasbaar op kleinere schaal. Een boekhouder of financieel verantwoordelijke die nu al met een chatbot werkt om afwijkingen te verklaren of rapporten voor te bereiden, herkent het patroon: AI versnelt het opzoekwerk, maar de eindverantwoordelijkheid en de controle blijven bij de mens. Dat uitgangspunt verandert niet naargelang de grootte van het bedrijf.
Wat betekent dit voor jou
Waarom dit vooral een inspiratieverhaal is, geen blauwdruk
- Kmo zonder eigen IT- of governanceteam De vijf lessen van OpenAI vragen structuren, zoals goedkeuringsregels en toegangsbeheer, die een klein bedrijf eerst zelf moet opzetten voor het AI breed inzet in de boekhouding.
- Boekhouder of financieel verantwoordelijke bij een kmo Het patroon dat AI opzoekwerk versnelt maar mensen de eindcontrole houden, is meteen toepasbaar, ook zonder de schaal van een techbedrijf zoals OpenAI.
- Bedrijf dat AI-tools toegang geeft tot financiële data De bronnen zeggen niets over gegevensverwerking binnen de EU of GDPR, dus dat blijft een aparte vraag om zelf uit te klaren.
Veelgestelde vragen
Wat is een 'zero-day close' precies?
Dat is een term van OpenAI voor een boekhoudkundige afsluiting die niet op vaste momenten gebeurt, maar voortdurend up-to-date en herleidbaar is. In plaats van maandelijks alles bijeen te zoeken, zou een systeem doorlopend de actuele financiële positie tonen, met AI die afwijkingen al voorstelt en mensen die de cijfers nakijken en goedkeuren.
Gebruikt OpenAI hiervoor speciale software die iedereen kan kopen?
OpenAI noemt vooral zijn eigen producten, ChatGPT Work en de coding-tool Codex, plus interne, op maat gebouwde chatbots zoals IR-GPT. Die laatste zijn niet publiek beschikbaar. De bronnen zeggen niets over een kant-en-klaar pakket dat andere bedrijven zo kunnen overnemen.
Is dit onderzoek onafhankelijk of komt het van OpenAI zelf?
Het komt volledig van OpenAI, over de eigen financiële afdeling en de eigen tools. Er is geen onafhankelijke bevestiging van de cijfers of resultaten. Lees het dus als een showcase van wat het bedrijf zelf claimt te bereiken, niet als extern gecontroleerd onderzoek.
Zegt OpenAI iets over kosten of tijdswinst in concrete cijfers?
Nauwelijks. Het enige harde cijfer gaat over het soort taken waarvoor het eigen personeel gespecialiseerde AI gebruikt, namelijk 40 procent buiten klassieke boekhouding en 22 procent programmeerwerk. Concrete kostenbesparingen, tijdswinst in uren of een terugverdientijd worden niet gegeven.
Moet een kmo nu ook zelf AI-tools laten bouwen door medewerkers?
De bronnen geven daarvoor geen pasklaar antwoord voor kleinere bedrijven. OpenAI's ervaring toont wel dat medewerkers zonder programmeerachtergrond met AI zelf werktools kunnen bouwen, mits er duidelijke afspraken zijn over controle en goedkeuring. Voor een kmo zonder IT-team is het vooral zaak eerst die afspraken te maken voor je tools laat bouwen.